メールで微妙な話題を扱わない


メールでのディスコミュニケーションは考えもの

メールで意思疎通の齟齬や誤解が生まれると、こじれる一方な気がする。
photo by CarbonNYC


業務で使うメールについて。
メールでの意思疎通は、書き慣れていないと微妙なニュアンスに失敗して、
相手の誤解を招く場合があります。
手っ取り早く防ぐ方法は、メールで扱う話題を選ぶこと。

文章による意思疎通の失敗は、プロでも難しい問題です。
自分の意図通りの意味に言葉を受け取ってもらえるかどうかは、相手次第。

例えば、ある依頼に対して、感じる懸念をメールで伝えたとします。
本人は「やらない」とは一言も書いていないし、その意図も無い。
でも、メールを受け取った相手は「やりたくないのかな」と感じる可能性がある。

これが会話であるならば、空気や間のとり方で相手に意図が伝わります。
文章にする、ということは白黒をある程度付けることになります。
でなければ、「何が言いたいのか分からない文章」になっちゃいます。
文章では、空気を読みながらのコミュニケーションは難しいのです。

意思疎通のトラブルを簡単に防ぎたければ、メールで扱う話題は選ぶことです。
意思決定に至るまでの話は会話で進めて、
意思決定をメールで伝えると、話をスムーズに進めやすいです。

相談から意思決定までをメールでやると、何につけても遅い。
意思疎通の齟齬が一度起きると、ほつれを解くのにまた「文通」です。
娯楽の分野ならともかく、僕はメールを間違えて使うほどに
生産性が落ちる体験をしているので、こういう考えなわけです。

(‘-’)

それでも、メールでやらなきゃならない事もあります。
会話は相手の時間を消費しますから、メールの方が都合が良い。
実際、メール無しで僕の仕事は成り立たないです。

そんな時は、自分の主張や結論を冒頭に書くことで、トラブルをある程度防げます。
「結論を先に書く」というのは、
プレゼンでも執筆でも使える、万能的な方法です。
曖昧であれば、曖昧であるスタンスを冒頭に書くだけで、随分マシです。

やり方は簡単で、このメルマガみたく、いくつかの文節に分けて書き進めて、
結論の部分を冒頭に貼り付ければよい。こういう時パソコンって便利です。
結論を前提に持って行くと、以降の文章に結論のフィルタが掛かるので、
読む人の心象を誤解のない方向に持って行きやすいです。


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